Rappels, invitations et Google Calendar

Un rendez-vous confirmé n'est utile que si tout le monde s'en souvient. Votre CRM envoie des rappels automatiques au contact, vous laisse inviter un prospect à réserver lui-même et garde l'agenda Google de chaque employé synchronisé. Ce guide couvre les trois volets.

Configurer les rappels automatiques courriel et SMS

Les rappels se règlent dans « Parametres des rendez-vous », onglet « Integrations », section « Rappels automatiques ». L'envoi de SMS est configuré par notre équipe lors de l'installation.

1. Cochez « Rappel courriel automatique » et indiquez le nombre d'« heures avant le rendez-vous » (24 par défaut).
2. Cochez « Rappel SMS automatique » et fixez son propre délai. Les deux canaux sont indépendants : vous pouvez activer l'un, l'autre ou les deux.
3. Personnalisez les modèles de rappel : sujet et corps du courriel, ainsi que le message SMS. Sans personnalisation, le SMS de rappel commence par « Rappel : » suivi des détails du rendez-vous.
4. Cliquez sur « Enregistrer ». À partir de là, chaque rendez-vous confirmé déclenche ses rappels au moment prévu, sans intervention.

Rappels multiples par rendez-vous

Au-delà des rappels globaux, chaque rendez-vous peut porter ses propres rappels supplémentaires.

1. Dans la fenêtre du rendez-vous, repérez la section « Rappels ».
2. Cliquez sur « Ajouter un rappel ». Une ligne apparaît avec le « Canal » (courriel ou SMS), la « Cible » (le contact ou l'employé) et le délai avant le rendez-vous.
3. Ajoutez autant de lignes que nécessaire — par exemple un SMS au client 24 h avant et un courriel à l'employé 1 h avant.
4. Enregistrez le rendez-vous. Les rappels partent chacun à leur heure.

Invitations de prise de rendez-vous

Plutôt que de proposer un créneau vous-même, envoyez au contact un lien où il choisit son heure parmi vos vraies disponibilités.

1. Depuis le calendrier, cliquez sur « Envoyer une invitation ».
2. Cherchez le client ou le prospect dans le champ de recherche, ou saisissez manuellement un courriel ou un téléphone pour une personne qui n'est pas encore au CRM.
3. Choisissez un membre au besoin. Comme l'indique l'écran : « Si un membre est choisi, le lien n'offrira que ses disponibilités. »
4. Cochez le « Canal d'envoi » : Courriel, SMS ou les deux, puis cliquez sur « Envoyer une invitation ». Message : « Invitation envoyée ».
5. Le contact reçoit votre message avec son lien personnel vers la page de réservation, préremplie avec ses coordonnées.

Les modèles se personnalisent dans l'onglet « Integrations », panneau « Modèles d'invitation » : « Sujet du courriel », « Corps du courriel (HTML) » et « Message SMS ». Vous pouvez y insérer les champs de fusion suivants, remplacés automatiquement à l'envoi : {contact_name}, {staff_name}, {company_name}, {invite_link}.

Connecter Google Calendar par employé

Chaque employé peut relier son propre agenda Google. La connexion de base est configurée par notre équipe lors de l'installation; ensuite, chaque membre autorise son compte en un clic.

1. Ouvrez « Parametres des rendez-vous », onglet « Integrations », panneau « Google Calendar ». Un tableau liste les membres avec leur état : connecté (avec la date) ou « Non connecté ».
2. Le membre clique sur « Connecter » sur sa ligne, se connecte à son compte Google et autorise l'accès à son agenda.
3. La synchronisation démarre : les rendez-vous du CRM sont poussés dans l'agenda Google du membre, et les événements créés dans Google apparaissent dans le CRM. La synchronisation passe toutes les 5 minutes.
4. Vérifiez au besoin : le bouton de test affiche « Connexion Google Calendar fonctionnelle » avec le nom de l'agenda, ou « Échec de connexion — reconnectez le compte Google ». Le bouton « Déconnecter Google Calendar » retire l'accès.

Flux iCal pour Outlook et iPhone

Pas de compte Google? Le module offre aussi un flux iCal en lecture seule, compatible avec Outlook, le calendrier Apple (iPhone, iPad, Mac) et la plupart des applications d'agenda.

1. Demandez votre adresse de flux iCal à notre équipe — elle est protégée par une clé et peut être limitée à un seul employé. Elle est fournie lors de l'installation.
2. Dans Outlook : Ajouter un calendrier, puis « S'abonner à partir du web », et collez l'adresse du flux.
3. Sur iPhone : Réglages, Calendrier, Comptes, Ajouter un compte, Autre, « Ajouter un cal. avec abonnement », et collez l'adresse.
4. Vos rendez-vous apparaissent dans l'application, couvrant les 30 derniers jours et les 6 prochains mois, et se mettent à jour au rythme d'actualisation de votre application.