Rendez-vous et rappels

MeetMind inclut un calendrier de rendez-vous complet, relié à vos fiches clients : planification, récurrence, rappels courriel automatiques et export vers votre agenda personnel. Vos clients reçoivent leurs rappels sans que vous leviez le petit doigt.

Le calendrier de rendez-vous MeetMind

Le calendrier affiche tous les rendez-vous de l'équipe en vue mois, semaine ou jour.

1. Ouvrez le calendrier. Depuis le tableau de bord de votre CRM, le widget « Prochains rendez-vous » offre un bouton « Voir tout » qui ouvre le calendrier. Vous pouvez aussi passer par l'onglet « Rendez-vous » d'une fiche client.
2. Cliquez sur « Nouveau rendez-vous » (ou sélectionnez directement une plage dans le calendrier).
3. Remplissez la fiche. « Titre » et « Début » sont obligatoires ; complétez au besoin « Fin », « Client », « Type », « Statut », « Lieu », « Assigner à » (un ou plusieurs membres de l'équipe), « Détails » et « Notes ».
4. Cochez « Envoyer un email de confirmation » pour que le client reçoive immédiatement un courriel « Confirmation de rendez-vous » avec les détails.
5. Cliquez sur « Enregistrer ». Le rendez-vous apparaît dans le calendrier, à la couleur de son type.

Types et statuts

Chaque rendez-vous porte un type (sa nature, et sa couleur au calendrier) et un statut (où il en est).

1. Choisissez le « Type » dans la fiche du rendez-vous. Types proposés par défaut : Consultation, Installation, Suivi et Appel — chacun a sa couleur dans le calendrier.
2. Suivez le « Statut ». Statuts proposés par défaut : En attente, Confirmé, Complété et Annulé.
3. Mettez le statut à jour au fil du temps. Ouvrez le rendez-vous (clic sur l'événement), changez le « Statut », puis « Enregistrer ». L'onglet « Statistiques » des « Paramètres MeetMind » présente la répartition des rendez-vous par statut.

La récurrence

Pour les rencontres régulières — suivi hebdomadaire, rencontre mensuelle — inutile de recréer le rendez-vous chaque fois.

1. Ouvrez la fiche du rendez-vous (nouveau ou existant).
2. Choisissez la « Récurrence » : « Aucune », « Hebdomadaire », « Bi-hebdomadaire » ou « Mensuel ».
3. Enregistrez. Le rendez-vous se répète automatiquement à la fréquence choisie, et les rappels courriel suivent chaque occurrence.

Les rappels courriel automatiques (24 h et 2 h)

Deux rappels partent automatiquement avant chaque rendez-vous associé à un client : un la veille, un dans les deux heures précédant la rencontre. Aucune action requise de votre part.

1. Associez le rendez-vous à un client. Les rappels sont envoyés aux contacts actifs de la fiche client — sans client associé, aucun rappel ne part.
2. La veille : le client reçoit le courriel « Rappel — RDV demain », avec le titre, la date et l'heure, le type et le lieu du rendez-vous.
3. Moins de 2 heures avant : un second courriel « Rappel — RDV dans 2h » est envoyé.
4. Rien d'autre à faire. Chaque rappel n'est envoyé qu'une seule fois par occurrence, y compris pour les rendez-vous récurrents.

L'export iCal

Envoyez un rendez-vous vers votre agenda personnel (Outlook, Google Agenda, Apple Calendrier) au format standard iCal.

1. Ouvrez un rendez-vous existant en cliquant dessus dans le calendrier.
2. Cliquez sur le bouton « iCal » au bas de la fenêtre. Un fichier de calendrier est téléchargé.
3. Ouvrez le fichier avec votre application d'agenda : le rendez-vous s'y ajoute avec sa date, son heure et son lieu.

Le glisser-déposer

Réorganiser l'horaire ne demande pas d'ouvrir chaque fiche : le calendrier se manipule directement.

1. Déplacez un rendez-vous en le glissant vers une autre journée ou une autre heure. Le changement est sauvegardé automatiquement.
2. Modifiez la durée en étirant le bord inférieur de l'événement (vues semaine et jour).
3. Créez par sélection. Cliquez-glissez sur une plage libre du calendrier : la fenêtre de création s'ouvre avec le début et la fin déjà remplis.