L'entente verbale enregistrée

Beaucoup d'ententes d'affaires se concluent de vive voix : au téléphone, en visioconférence, sur un chantier. MeetMind peut transformer cette conversation enregistrée en document structuré — l'« Entente verbale enregistrée » — qui consigne l'objet, les parties, les montants et le consentement exprimé.

Ce que vous allez accomplir : conclure une entente de vive voix avec un client et en garder une trace documentée, structurée et horodatée.

À quoi ça sert

Au Québec, un contrat se forme en principe par le seul échange de consentement entre les parties (articles 1385 et suivants du Code civil du Québec) : une entente verbale peut donc lier les parties. Le défi n'est pas la validité, c'est la preuve — se rappeler ce qui a été convenu, par qui et à quelles conditions. C'est là que l'enregistrement et le document généré prennent leur valeur : la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) encadre la valeur des documents technologiques comme celui-ci.

  1. Sécuriser les ententes rapides. Un accord conclu au téléphone est documenté le jour même, pendant que tout est frais.
  2. Réduire les malentendus. Montant, échéance et portée des travaux sont extraits mot pour mot de la conversation.
  3. Compléter le dossier client. Le document reste attaché à la réunion, avec l'audio ou la vidéo à l'appui.
Attention Ce document n'est pas un avis juridique et MeetMind n'est pas un notaire ni un avocat. Il ne remplace pas un acte notarié pour les transactions à forme particulière (par exemple une hypothèque ou un contrat de mariage). Pour toute entente importante, faites valider le document par un professionnel du droit.

Générer le document depuis une réunion

Le document est produit par le traitement IA quand la réunion utilise le type prévu à cet effet.

  1. Créez la réunion avec le bon type. Sur l'écran « Nouvelle réunion » (ou « Réunion vidéo »), choisissez le « Type de réunion » « Contrat légal ».
  2. Menez la conversation en nommant les choses. Énoncez clairement l'objet de l'entente, les parties, le montant, la durée et la date d'entrée en vigueur : l'IA extrait ce qui est dit, rien de plus.
  3. Demandez une confirmation explicite. Avant de raccrocher, faites confirmer verbalement : « Confirmez-vous que vous acceptez cette entente aux conditions mentionnées? » (voir La preuve de consentement).
  4. Laissez le traitement se terminer. Une fois la réunion au statut « Complété », le document « Entente verbale enregistrée » apparaît au bas de la page de détail de la réunion.
  5. Exportez au besoin. Le bouton « Exporter en PDF » de la réunion inclut le document d'entente.
Document Entente verbale enregistrée au bas du détail d'une réunion
Document « Entente verbale enregistrée » sur le détail d'une réunion de type « Contrat légal » : objet du contrat, parties, termes financiers et clauses numérotées.
Astuce Privilégiez la réunion vidéo pour les ententes importantes : le document indiquera « Enregistrement vidéo présent », une trace plus riche qu'un simple audio.

Le contenu du document

L'IA structure la conversation en sections distinctes. Vérifiez chacune d'elles après la génération.

  1. « Objet du contrat » : ce sur quoi porte l'entente, en quelques phrases.
  2. « Parties » : chaque partie identifiée avec sa qualité (prestataire, client, vendeur, acheteur, etc.) et ses coordonnées quand elles ont été mentionnées.
  3. « Termes financiers » : le « Montant » et la devise, la durée et l'« Entrée en vigueur ».
  4. « Clauses » : les engagements convenus, numérotés article par article.
  5. « Notes juridiques (CCQ) » : observations de l'IA en lien avec le Code civil du Québec.
  6. « Points à clarifier » : les éléments restés ambigus pendant la conversation — votre liste de suivi pour le prochain échange.
Note L'encadré d'avertissement au haut du document rappelle sa portée : preuve de consentement verbal enregistré, valeur juridique régie par les articles 1385 et suivants du CCQ et par la LCCJTI, sans remplacer un acte notarié pour les transactions à forme particulière.

La preuve de consentement

Le cœur du document, c'est le consentement : l'IA vérifie si un accord explicite a été exprimé pendant la conversation.

  1. Repérez le badge en haut du document. « Consentement confirmé » (vert) signifie que l'IA a détecté une acceptation verbale claire ; « Consentement non confirmé » (jaune) signifie qu'aucune acceptation explicite n'a été relevée.
  2. Consultez les éléments de traçabilité. Le document affiche l'« ID réunion », l'« IP hôte » et, le cas échéant, la mention « Enregistrement vidéo présent ».
  3. Conservez l'enregistrement. L'audio ou la vidéo constitue la trace de ce qui a été dit : téléchargez-le (voir Partager et exporter) avant l'expiration de la rétention des fichiers audio.
En-tête du document avec badge de consentement et éléments de traçabilité
En-tête du document « Entente verbale enregistrée » : badge « Consentement confirmé », « ID réunion », « IP hôte » et mention « Enregistrement vidéo présent ».
Astuce Formule simple à dire en fin d'appel : « Pour confirmer notre entente : [objet], au montant de [montant], à partir du [date]. Est-ce que vous acceptez? » Une réponse claire (« Oui, j'accepte ») donne à l'IA ce qu'il faut pour confirmer le consentement.
← Partager et exporter Rendez-vous et rappels →
Besoin d'aide? Notre portail de support prend votre demande en charge immédiatement.