Capturer une réunion

MeetMind capture vos réunions de quatre façons : enregistrement au microphone, import d'un fichier audio existant, réunion vidéo avec vos clients et conférence téléphonique. Peu importe la méthode, le résultat est le même : une transcription et un résumé IA prêts à exploiter dans votre CRM.

Enregistrer au microphone

La méthode la plus simple : vous êtes en rencontre (en personne ou au téléphone sur haut-parleur) et vous enregistrez directement depuis votre navigateur.

1. Ouvrez l'écran de capture. Dans la barre latérale de votre CRM, cliquez sur le menu « MeetMind », puis sur « Nouvelle réunion ».
2. Nommez la réunion. Remplissez le champ « Titre de la réunion » (par exemple : Appel client Acme inc.). Le titre est optionnel, mais il facilite les recherches dans l'historique.
3. Choisissez le « Type de réunion ». Le type détermine le modèle de résumé que l'IA utilisera (voir le guide Le traitement IA).
4. Associez un client ou un prospect (optionnel). Sous « Associer à », choisissez « Client » ou « Prospect », puis sélectionnez le nom dans la liste. Un encadré « Contexte client » se charge alors automatiquement pour vous rafraîchir la mémoire avant l'appel.
5. Cliquez sur « Démarrer l'enregistrement ». Votre navigateur demandera l'accès au microphone : acceptez. Le chronomètre démarre et l'onde sonore s'affiche.
6. Cliquez sur « Arrêter l'enregistrement » à la fin. L'audio est envoyé automatiquement et le traitement démarre (« Transcription en cours... », puis « Résumé IA en cours... »).

Importer un fichier audio

Vous avez déjà un enregistrement (dictaphone, téléphone, autre outil)? Importez-le : il sera traité exactement comme un enregistrement fait sur place.

1. Ouvrez « Nouvelle réunion » et remplissez le titre, le type et l'association client comme à la section précédente.
2. Cliquez sur « Importer un fichier audio », sous le bouton d'enregistrement.
3. Sélectionnez votre fichier. Formats acceptés : MP3, WAV, M4A, WebM, OGG, MP4 — maximum 100 Mo.
4. Attendez la fin du traitement. La barre de progression affiche « Transcription en cours... », puis la réunion s'ouvre avec son résumé.

Réunion vidéo (visioconférence)

MeetMind crée des salles de visioconférence complètes : vos invités rejoignent par un simple lien, sans compte ni installation. La rencontre est enregistrée puis transcrite et résumée automatiquement.

1. Créez la salle. Dans le menu « MeetMind » de la barre latérale, cliquez sur « Réunion vidéo ». Entrez un titre (par exemple : Démo client Acme inc.), choisissez un client au besoin, puis cliquez sur « Créer la salle vidéo ». Le message « Salle créée — enregistrement démarré » confirme la création.
2. Partagez le « Lien d'invitation ». Cliquez sur « Copier » et collez le lien dans un courriel ou un texto à vos invités. Cliquez sur « Rejoindre maintenant » pour entrer vous-même dans la salle.
3. Le salon d'attente accueille vos invités. En ouvrant le lien, chaque invité arrive dans un salon d'attente : il voit l'aperçu de sa caméra, active ou coupe son micro et sa caméra, choisit ses périphériques, entre son nom et son courriel, puis clique sur « Rejoindre la réunion ».
4. Pendant la réunion, utilisez les contrôles. La barre au bas de l'écran offre : « Micro », « Caméra », « Chat », « Partage d'écran », « Participants », « Paramètres » et « Quitter ». Quand quelqu'un partage son écran, l'affichage passe en mode présentation : l'écran partagé occupe la plus grande partie de la fenêtre.
5. Clavardez sans interrompre. Le panneau « Chat » permet d'échanger des messages écrits pendant la rencontre. Ces messages sont conservés et rejoués de façon synchronisée sur l'enregistrement vidéo dans le CRM.
6. Terminez la rencontre. Cliquez sur « Quitter ». L'enregistrement est traité automatiquement à la fin de la réunion : transcription, résumé, participants et messages du chat apparaissent sur la fiche de la réunion.

Conférence téléphonique

Pour joindre un client qui n'est pas à l'aise avec la visioconférence, MeetMind compose les numéros pour vous : chaque participant reçoit un appel sur son téléphone et tout le monde se retrouve dans la même conférence, enregistrée et résumée.

1. Ouvrez la page « Téléphonie » dans le menu « MeetMind » de la barre latérale.
2. Préparez la conférence. Sous « Nouvelle conférence », entrez un « Titre (optionnel) » (par exemple : Appel découverte client) et, au besoin, un « Client associé (optionnel) ».
3. Ajoutez les participants. Utilisez la recherche « Rechercher un contact à ajouter… » pour piger dans vos clients et prospects, ou cliquez sur « Ajouter un participant » pour entrer un nom et un numéro à la main. Maximum 8 participants ; votre bureau est ajouté automatiquement comme premier participant.
4. Cliquez sur « Lancer la conférence ». Le panneau de droite affiche la conférence en direct : chaque participant passe par les statuts « Composition », « Sonnerie » puis « Connecté ».
5. Terminez avec « Terminer la conférence ». Les participants sont déconnectés et l'appel est envoyé au traitement IA.
6. Consultez le « Journal des appels » au bas de la page : durée, statut, date et lien « Voir la réunion » vers la transcription et le résumé.