Fiches et notifications

Chaque fiche client et chaque fiche prospect de votre CRM possède son onglet Courriel : tout l'historique des échanges y est réuni, et vous pouvez écrire directement de là. Les notifications vous avertissent des nouveaux messages, avec un filtre anti-bruit pour ignorer les courriels automatiques.

L'onglet Courriel d'une fiche client

Ouvrez une fiche client et son onglet Courriel. Le compteur en tête indique le nombre de « courriels » liés à ce client.

1. Parcourez le tableau : colonnes « Date », « Direction », « De / À », « Objet » et « Statut ». La direction est marquée « Entrant » ou « Sortant », le statut « Lu » ou « Non lu ».
2. Cliquez sur une ligne pour déplier le message et le lire sur place, sans quitter la fiche.
3. Cliquez sur « Voir les pièces jointes » quand le message en contient : la liste des fichiers se charge sous le message.

L'onglet Courriel d'une fiche prospect

Les prospects ont eux aussi leur onglet Courriel, présenté en fil de conversation.

1. Ouvrez la fiche du prospect et son onglet Courriel. Le compteur de courriels et l'adresse du prospect s'affichent en tête.
2. Lisez le fil : chaque message est un encadré daté, marqué « Envoyé » ou « Reçu », avec l'objet, l'expéditeur et le destinataire.
3. Écrivez au prospect avec le formulaire au bas du fil : son adresse est déjà remplie dans le champ « À ».

Envoyer depuis une fiche

Le formulaire d'envoi est le même dans l'esprit pour les clients et les prospects : le courriel part de votre compte et se classe automatiquement dans l'historique de la fiche.

1. Choisissez le compte d'envoi dans « De (compte) ». Votre compte par défaut est proposé d'office.
2. Sur une fiche client, choisissez le destinataire avec « Rechercher un contact » : tapez le nom ou le courriel, et le champ « À » se remplit avec le contact choisi.
3. Gagnez du temps avec « Utiliser un gabarit » : l'objet et le message se remplissent, variables déjà remplacées par les informations de la fiche.
4. Complétez « Objet » et « Message », ajoutez des fichiers avec « Ajouter un fichier » au besoin.
5. Cliquez sur « Envoyer ». Le message apparaît aussitôt dans l'historique de la fiche avec la direction « Sortant ».

Les notifications « Courriel reçu de »

Quand un courriel entrant arrive, votre CRM vous en avertit par sa cloche de notifications.

1. Surveillez la cloche en haut de votre CRM : chaque nouveau message génère une notification du type « Courriel reçu de expediteur@domaine.com : « Objet du message » ».
2. Cliquez sur la notification pour aller lire le message.
3. Un message sans objet est signalé « (sans objet) » dans la notification.

Le filtre anti-bruit

Infolettres, alertes de site web, rapports automatiques : tout n'a pas besoin de sonner. Les exclusions de notifications gardent la cloche pour les vrais messages.

1. Ouvrez « Paramètres Courriel », onglet « Webhooks / API », section « Notifications CRM ».
2. Remplissez le champ « Exclusions de notifications (un motif par ligne) » : un mot ou un bout d'adresse par ligne, par exemple noreply, newsletter ou @facturation-auto.com.
3. Comprenez la règle : aucune notification cloche si l'expéditeur ou l'objet contient un de ces motifs, sans tenir compte des majuscules.
4. Enregistrez. Les courriels exclus arrivent quand même dans la boîte et restent associés à la fiche client — seule la notification est retirée.